Vì các lý do nhất định mà trong một số trường hợp nhà thầu khi làm hồ sơ dự thầu sẽ gặp phải khó khăn, rắc rối và thậm chí là hồ sơ dự thầu (HSDT) không được chấp nhận. Chính vì vậy, trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn một số nội dung liên quan đến cách làm HSDT nhanh chóng và đạt hiệu quả cao. Mời các bạn cùng tham khảo nhé!
Quy trình làm HSDT
Đầu tiên, chúng ta cùng xét đến kết cấu của một bộ HSDT hoàn chỉnh, bao gồm:
1. Hồ sơ pháp lý
2. Hồ sơ tài chính
3. Hồ sơ kỹ thuật
4. Hợp đồng tương tự
5. Giải pháp phương pháp luận
Tiếp theo, chúng ta sẽ chia 5 nội dung trong kết cấu HSDT thành 3 bước chính:
Bước 1: Nghiên cứu hồ sơ mời thầu
Bước này cực kỳ quan trọng, nghiên cứu hồ sơ mời thầu kỹ lưỡng sẽ giúp chúng ta quyết định được có nên tham gia dự thầu hay không? Trong bước này, các nhà thầu chỉ cần kiểm tra 3 yếu tố chính:
Kiểm tra về các điều kiện tiên quyết. Điều kiện tiên quyết ở đây là những yêu cầu, điều kiện mà các chủ đầu tư đặt ra và bắt buộc các nhà thầu phải đáp ứng được. Nếu các nhà thầu không đáp ứng được các điều kiện tiên quyết thì không sẽ dừng lại và không xét đến các yếu tố khác nữa.
Kiểm tra các điều kiện về năng lực kinh nghiệm, năng lực tài chính mà bên chủ đầu tư yêu cầu.
Kiểm tra các điều kiện về năng lực kỹ thuật, năng lực nhân sự để xem xét doanh nghiệp mình có đáp ứng được hay không. Trong trường hợp doanh nghiệp không thể đáp ứng được yêu cầu về năng lực HSDT thì có thể áp dụng hình thức liên danh
Bước 2: Thực hiện lập hồ sơ dự thầu
Để tiến hành lập HSDT, các nhà thầu triển khai theo các bước như sau:
Nghiên cứu kỹ về hồ sơ thiết kế
Thu thập các thông tin hỗ trợ cho quá trình lập HSDT, bao gồm:
Tổ chức khảo sát hiện trường, mặt bằng tổng thể,…
Các nguồn cung cấp vật liệu
Lập được sơ bộ biện pháp thi công làm cơ sở để tổ chức lập giá dự thầu
Các thông tin khác trên địa bàn
……
Lập và tổng hợp hồ sơ năng lực theo yêu cầu của HSMT, bao gồm: năng lực tài chính, năng lực nhân sự, năng lực thiết bị và kinh nghiệm thi công công trình.
Kiểm tra khối lượng mời thầu
Lập biện pháp tổ chức thi công tổng thể, chi tiết và tiến độ thi công,…
Xây dựng giá chào thầu
Nghiên cứu và đưa ra phân tích tình hình thực tế, tính cạnh tranh giữa các nhà thầu để quyết định giá dự thầu hoặc tỷ lệ giảm giá,…
Thông tin làm rõ HSMT giữa chủ đầu tư và nhà thầu (nếu có)
Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ, niêm phong
Sau khi hoàn thiện các hồ sơ, các nhà thầu tổng hợp lại hồ sơ theo trình tự yêu cầu của HSMT, sau đó tự mình kiểm tra lại một cách tổng thể và tiến hành đưa đi in ấn, nhân bản, đóng gói, niêm phong và nộp hồ sơ.
Một số lưu ý khi lập HSDT
Khi xây dựng HSDT, các nhà thầu cần lưu ý một số trường hợp như sau:
Các nội dung, hình thức của các biểu mẫu trong hồ sơ mời thầu yêu cầu phải làm y nguyên, không được làm thiếu các biểu mẫu mà HSMT yêu cầu phải có. Riêng các thủ tục pháp lý về báo cáo tài chính, ĐKKD,… thì chỉ cần sử dụng văn bản có sẵn của công ty.
Không nên bỏ qua các yêu cầu của hồ sơ mời thầu về biện pháp kỹ thuật thi công. Đây là một trong những yêu cầu cần phải có trong hồ sơ dự thầu. Dù văn điệu có viết hay đến mấy nhưng thiếu các yêu cầu của hồ sơ mời thầu thì hồ sơ của bạn cũng bị đánh trượt.
Các nội dung trong HSDT cần được trình bày rõ ràng, đúng trọng tâm, tránh viết lan man, dài dòng nhưng không tập trung vào nội dung chính. Việc viết dài dòng sẽ khiến cho các nhà thầu tốn công, tốn giấy và không thuyết phục được chủ đầu tư bởi lẽ ….quá dài và lan man.
….
Các nguyên nhân dẫn đến trượt thầu
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng “Trượt thầu” khiến nhà thầu “dở khóc, dở cười”, dưới đây là một số nguyên nhân trượt thầu hiếm gặp, cụ thể:
1. Tư cách hợp lệ không đạt. Là tình trạng nhà thầu còn nợ đọng thuế, không có giấy tờ liên quan để chứng minh năng lực tài chính của doanh nghiệp mình.
2. Bảo lãnh dự thầu không hợp lệ. Không có bảo đảm dự thầu, bảo đảm dự thầu không hợp lệ hoặc bảo lãnh dự thầu có những điều kiện gây bất lợi cho bên mời thầu, chủ đầu tư là một trong những tình huống dẫn đến trượt thầu.
3. Thỏa thuận liên danh không rõ ràng. Thỏa thuận liên danh không ghi cụ thể công việc của từng thành viên liên danh theo quy định
4. Năng lực kinh nghiệm không đạt. Vì những lý do Năng lực tài chính không đáp ứng yêu cầu về doanh thu bình quân, Không có hợp đồng tương tự đáp ứng, Không chứng minh được khả năng huy động thiết bị.
5. Nhân sự không đáp ứng yêu cầu hồ sơ mời thầu. Nhân sự không phù hợp với gói thầu, thiếu văn bằng, chứng chỉ chứng minh năng lực kinh nghiệm của cán bộ chủ chốt theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
6. Xuất xứ hàng hóa không rõ ràng. Không nêu cụ thể xuất xứ hàng hóa khi chào thầu.
7. Tiến độ thi công không đáp ứng theo đúng thời gian và chất lượng đề ra.
8. Thiếu kế hoạch, giải pháp triển khai, cung cấp dịch vụ hoặc có nhưng không đảm bảo chi tiết, tính hợp lý, tính khả thi, không đáp ứng được yêu cầu mà bên mời thầu đưa ra. Các lỗi này trên thực tế rất hay mắc phải lại thuộc phần đánh giá về kỹ thuật nên rất dễ bị trượt thầu mà không được bổ sung làm rõ.
9. Giá chào thầu cao hơn giá gói thầu.
10. Sai khác về chữ ký của nhân sự đấu thầu. Bản scan chữ ký mẫu của các nhân sự không trùng khớp hoàn toàn với bản gốc do nhân sự kê khai trực tiếp.
Trên đây là những chia sẻ về quy trình làm HSDT hoàn chỉnh và một số lưu ý khi làm HSDT. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp mới hoặc chưa có kinh nghiệm làm HSDT thì sẽ rất khó hình dung về những công việc cụ thể mà mình cần phải thực hiện!
