Dịch vụ Tài nguyên Môi trường Hải Dương hướng dẫn Lập hồ sơ địa chính
Hệ thống hồ sơ địa chính đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý nhà nước về đất đai. Hồ sơ địa chính được lập qua các thời kỳ và lưu giữ ở các cấp hành chính khác nhau của tất cả các tỉnh, thành phố. Theo Điều 4 của Luật Đất đai (năm 2003) thì “Hồ sơ địa chính là hồ sơ phục vụ quản lý nhà nước đối với việc sử dụng đất”.
Thành phần của hồ sơ địa chính bao gồm:
- Bản đồ địa chính
- Sổ địa chính
- Sổ mục kê đất đai
- Sổ theo dõi biến động đất đai
- Bản lưu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
Nội dung của hồ sơ địa chính bao gồm các thông tin về thửa đất:
- Số liệu, kích thước, hình thể, diện tích, vị trí
- Người sử dụng thửa đất
- Nguồn gốc, mục đích, thời hạn sử dụng đất
- Giá đất, tài sản gắn liền với đất, nghĩa vụ tài chính về đất đai đã thực hiện và chưa thực hiện
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền và những hạn chế về quyền của người sử dụng đất
- Biến động trong quá trình sử dụng và các thông tin khác có liên quan
Nguyên tắc lập hồ sơ địa chính:
– Hồ sơ địa chính được lập chi tiết đến từng thửa đất theo đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn. Mỗi thửa đất phải có số hiệu riêng và không trùng với số hiệu của các thửa đất khác trong phạm vi cả nước.
– Nội dung của hồ sơ địa chính phải được thể hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời; phải được chỉnh lý thường xuyên đối với các biến động theo quy định của pháp luật trong quá trình sử dụng đất.
– Hồ sơ địa chính được lập thành một (01) bản gốc và hai (02) bản sao từ bản gốc;
+ Bản gốc được lưu tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường
+ Một bản sao được lưu tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường
+ Một bản sao được lưu tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
– Bản gốc hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý kịp thời khi có biến động về sử dụng đất, bản sao hồ sơ địa chính phải được chỉnh lý phù hợp với bản gốc hồ sơ địa chính.
– Hồ sơ địa chính được lưu giữ và quản lý dưới dạng tài liệu trên giấy và từng bước chuyển sang dạng số để quản lý trên máy tính. Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm đầu tư tin học hoá hệ thống hồ sơ địa chính.
– Hồ sơ địa chính dạng số, trên giấy phải bảo đảm tính thống nhất nội dung thông tin thửa đất với Giấy chứng nhận và hiện trạng sử dụng đất.
Lập bản đồ địa chính:
– Bản đồ địa chính được lập trước khi tổ chức việc đăng ký quyền sử dụng đất và hoàn thành sau khi được Sở Tài nguyên và Môi trường kiểm tra, nghiệm thu. Ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng của thửa đất thể hiện trên bản đồ địa chính được xác định theo hiện trạng sử dụng đất. Khi cấp Giấy chứng nhận mà ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng đất có thay đổi thì phải chỉnh sửa bản đồ địa chính thống nhất với Giấy chứng nhận.
– Trường hợp lập bản đồ địa chính sau khi đã tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất thì ranh giới, diện tích, mục đích sử dụng đất của thửa đất được xác định theo hai trường hợp:
– Đối với thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận;
– Đối với thửa đất chưa được cấp Giấy chứng nhận.
– Những nơi chưa có điều kiện lập bản đồ địa chính trước khi tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất thì được phép sử dụng các loại bản đồ, sơ đồ hiện có hoặc trích đo địa chính thửa đất để thực hiện đăng ký quyền sử dụng đất và cấp Giấy chứng nhận.
– Bản đồ địa chính được chỉnh lý khi:
+ Tạo thửa đất mới
+ Thay đổi mã thửa đất
+ Thay đổi ranh giới thửa đất
+ Thay đổi mục đích sử dụng đất;
+ Thay đổi đường giao thông, công trình thuỷ lợi theo tuyến, công trình khác theo tuyến, khu vực đất chưa sử dụng không có ranh giới thửa khép kín, sông, ngòi, kênh, rạch, suối và các đối tượng thuỷ văn khác theo tuyến được tạo lập mới
+ Có thay đổi về ranh giới;
+ Có thay đổi về mốc giới và đường địa giới hành chính các cấp, về mốc giới và ranh giới hành lang an toàn công trình, về chỉ giới quy hoạch sử dụng đất, về địa danh và các ghi chú thuyết minh trên bản đồ.
Lập mục sổ kê đất:
– Sổ mục kê đất đai được lập theo đơn vị hành chính cấp xã để thể hiện tất cả các thửa đất và các đối tượng chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất.
– Sổ được lập cùng với việc lập bản đồ địa chính hoặc được in ra từ cơ sở dữ liệu địa chính. Thông tin thửa đất và các đối tượng chiếm đất khác trên Sổ phải phù hợp với hiện trạng sử dụng đất. Thửa đất đã cấp Giấy chứng nhận mà có thay đổi nội dung thông tin so với hiện trạng khi đo vẽ bản đồ địa chính thì phải được chỉnh sửa cho thống nhất với Giấy chứng nhận.
– Sổ mục kê đất đai được lập chung cho các tờ bản đồ địa chính theo trình tự thời gian lập bản đồ.
Sổ địa chính được in từ cơ sở dữ liệu địa chính theo đơn vị hành chính cấp xã để thể hiện thông tin về người sử dụng đất và thông tin về sử dụng đất của người đó đối với thửa đất đã cấp Giấy chứng nhận.
Lập sổ địa chính:
– Sổ địa chính được in theo các nguyên tắc sau đây:
Sổ địa chính gồm ba phần:
+ Phần một bao gồm người sử dụng đất là tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc trường hợp mua nhà ở gắn với đất ở, tổ chức và cá nhân nước ngoài; Phần hai bao gồm người sử dụng đất là các hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư và người Việt Nam định cư ở nước ngoài được mua nhà ở gắn với đất ở; Phần ba bao gồm người sử dụng đất là người mua căn hộ trong nhà chung cư.
+ Thứ tự của người sử dụng đất thể hiện trong Sổ địa chính được sắp xếp theo thứ tự cấp Giấy chứng nhận đối với giấy chứng nhận đầu tiên của người đó;
+ Mỗi trang Sổ để ghi dữ liệu địa chính của một người sử dụng đất.
+ Nội dung thông tin trên Sổ địa chính phải thống nhất với Giấy chứng nhận đã cấp và được thể hiện theo mẫu.
Lập sổ theo dõi biến động đất đai:
– Sổ theo dõi biến động đất đai được lập ở cấp xã để theo dõi tình hình đăng ký biến động về sử dụng đất và làm cơ sở để thực hiện thống kê diện tích đất đai hàng năm.
Những địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì Văn phòng ĐKQSDĐ thực hiện việc lập Sổ theo dõi biến động đất đai.
– Việc ghi vào sổ thực hiện đối với tất cả các trường hợp đăng ký biến động về sử dụng đất đã được chỉnh lý, cập nhật vào sơ sở dữ liệu địa chính, sổ địa chính. Thứ tự ghi vào sổ thực hiện theo thứ tự thời gian đăng ký biến động về sử dụng đất.
– Yêu cầu đối với thông tin ghi trong sổ theo dõi biến động đất đai như sau:
+ Họ, tên và địa chỉ của người đăng ký biến động về sử dụng đất;
+ Thời điểm đăng ký biến động ghi chính xác đến phút;
+ Mã thửa của thửa đất có biến động hoặc mã thửa của thửa đất mới được tạo thành;
Công ty Dịch vụ Tài nguyên Môi trường Hải Dương, là đơn vị nhận “lập hồ sơ kỹ thuật địa chính” cho các tổ chức, cá nhân.
Liên hệ ngay để được tư vấn các vấn đề liên quan.
